Pengalaman Menggelar Acara Budaya Indonesia di Kampus Jerman

Berorganisasi dan membuat acara di kampus tentunya bukan hal yang asing dan sulit bagi teman-teman yang kuliah di Indonesia, terlebih di negara sendiri. Namun hal ini menjadi hal baru dan sedikit rumit bagi mahasiswa Indonesia di Jerman. Khususnya kami mahasiswa dan dosen Indonesia di Universitas Passau yang hanya berjumlah kurang dari 20 orang. Tapi dengan panitia beranggotakan 12 orang, kami akhirnya memberanikan diri menggelar acara „Indonesian Christmas Celebration” bulan Januari 2019 lalu.

Awalnya beberapa di antara kami hanya ingin merayakan natal bersama, dengan konsep Potluck Party dan diadakan di salah satu rumah orang Indonesia. Namun tidak disangka, ide kecil berkembang menjadi ide yang lebih besar.

Kami mulai tertarik untuk membuat acara ini menjadi lebih besar, karena sejauh ini Indonesia lebih dikenal sebagai negara dengan mayoritas penganut agama Islam. Jadi tidak ada salahnya jika kami juga mengenalkan pada publik Jerman, bahwa ada juga perayaan natal di Indonesia. Apalagi, universitas kami menawarkan kursus bahasa Indonesia, dan ada kerja sama dengan tiga universitas di Indonesia, bahkan ada pula kursus bermain gamelan. Ini semua membuat kami makin semangat "mengibarkan bendera Indonesia” di Universitas Passau.

Akhirnya visi dan misi acara kami berkembang menjadi acara budaya, memperkenalkan pada mahasiswa-mahasiswa Universitas Passau budaya Indonesia dan bagaimana Natal dirayakan. Sebelumnya belum pernah kami mengadakan acara di kampus dengan mengundang mahasiswa-mahasiswa Jerman atau bahkan terbuka untuk publik, karena jumlah kami di tahun-tahun sebelumnya juga kurang dari 10 orang.

Soal jadwal dan perijinan

Bukan hal mudah untuk memulai langkah baru dengan sesuatu yang besar. Tentunya kami menghadapi beberapa kendala, yaitu pemilihan tanggal, jam dan tempat serta urusan birokrasi. Dua hal ini menjadi masalah yang krusial dan hal baru yang harus kami hadapi. Terlebih sebagian besar anggota panitia mengikuti kuliah dengan bahasa Inggris, sedangkan untuk mengurus acara ini kami harus menggunakan bahasa Jerman.

Kami akhirnya memutuskan untuk menggelar acara setelah libur Natal dan Tahun Baru. Karena kami ingin menggunakan ruang kuliah di kampus, kami harus mempertimbangkan dan mencari tahu, hari apa dan jam berapa ruangan yang kami ingin gunakan itu kosong, hari apa dan jam berapa mahasiswa Jerman umumnya mengadakan acara, apakah di hari tersebut ada acara lain di kampus, apakah di jam yang kami pilih mereka sudah selesai kuliah, dan tentunya kapan acara kami akan selesai. Hal itu menjadi sangat penting mengingat bulan Januari masih musim dingin dan hari cepat sekali menjadi gelap, suhu juga sangat dingin dan bagaimana transportasi pulang?

Di Passau, transportasi umum tidak beroperasi lagi di atas jam 23.30, bahkan beberapa jalur hanya sampai jam 20.00. Biasanya acara-acara kampus diadakan hari Rabu, Kamis atau Jumat sekitar jam 19.00- 20.00, karena umumnya kelas terakhir berakhir jam 19.45. Akhirnya kami memilih mengadakan acara pada hari Kamis, 10 Januari 2019 atau Jumat, 11 Januari 2019. Kami juga mempertimbangkan berapa orang yang akan datang, termasuk kami sendiri. Lalu bagaimana ketersediaan sound system di ruangan? Biasanya ruang kuliah di kampus sudah memiliki microphone dan sound system sendiri.

Karena kami belum punya pengalaman mengadakan acara di kampus, kami tidak tahu siapa yang harus dihubungi berkaitan dengan urusan perijinan. Akhirnya kami mendapatkan penjelasan dari universitas mengenai perijinan tempat dan pemasangan poster, informasinya dalam bentuk file PDF di laman universitas kami. Kami hanya perlu mengisi formulir online pengadaan acara dan pemasangan poster di kampus melalui laman universitas.

Perlu dukungan dosen

Tapi ternyata kami tidak bisa menyelenggarakan acara secara independen tanpa dibawahi oleh dosen atau kelompok mahasiswa (Unit Kegiatan Mahasiswa). Sedangkan kami sendiri bukan kelompok mahasiswa kampus yang resmi. Jadi kami harus mencari dosen yang bisa membantu. Meskipun dua di antara kami adalah staf pengajar di universitas, nama mereka  tidak bisa kami gunakan.

Beruntung salah satu dosen Southeast Asian Studies bersedia membantu. Tapi dosen juga harus hadir dalam acara itu. Sayangnya, waktu yang kami pilih untuk acara ternyata tidak cocok dengan jadwal dosen tersebut. Sehingga kami harus membuat janji terlebih dahulu melalui telepon atau email, untuk datang berkonsultasi. Memang dalam hal apapun di Jerman, kita tidak bisa begitu saja langsung datang untuk bicara, tanpa membuat janji terlebih dulu.

Hal berikutnya yang menjadi kendala yang sering kami hadapi selama mempersiapkan acara ini adalah responnya. Ketua panitia acara misalnya sudah mengirim e-mail, namun tidak kunjung mendapat jawaban. Sayangnya, yang bersangkutan tidak mencantumkan nomor telepon, sehingga kami tidak bisa menelepon beliau. Akhirnya kami memutuskan untuk mengirim email lagi dan langsung menanyakan secara spesifik apa yang ingin kami ketahui.

Akhirnya email dibalas, namun dengan jawaban bahwa semua informasi yang kami butuhkan sudah tersedia di laman yang beliau berikan, dan bisa kami baca sendiri. Beginilah memang gaya orang Jerman. Tingkat literasi mereka tinggi, sehingga mereka tidak akan menjawab lagi pertanyaan yang menurut mereka sudah ada pada laman atau dokumen yang sudah mereka berikan.

Kami lalu kami memutuskan untuk mendatangi langsung kantor beliau, meskipun sedikit khawatir akan kena teguran karena kami tidak membuat janji, dan kami kemungkinan lagi-lagi akan mendapat jawaban yang sama seperti dalam email. Namun asumsi kami ternyata salah. Beliau menyambut kami dan menjawab pertanyaan kami dengan ramah dan lengkap, bahkan memberikan informasi lebih jauh.

Kerjasama dengan Studentenwerk

Karena kami juga akan menyediakan makanan Indonesia, kami tidak diperbolehkan menggunakan ruang kuliah atau ruang seminar. Jadi beliau menyarankan untuk menggunakan kafetaria kampus yang berada di bawah pengelolaan Studentenwerk, sebuah lembaga manajemen yang bekerja sama dengan universitas, antara lain mengatur dan mengelola kantin, kafetaria, dan tempat tinggal mahasiswa.

Selanjutnya kami berkoordinasi dengan pihak Studentenwerk, di bawah naungan Studentenwerk Niederbayern/Oberpfalz. Untuk perijinan poster, kami harus mengirimkan lebih dulu desain poster ke bagian Eventmanagement sebelum dicetak dan disebarluaskan. Untuk pengumuman acara, kami bisa mengisi formulir di laman universitas, jika ingin kegiatan kami dipasang di kalendar acara kampus, blog kampus dan jadwal mingguan di Stud.ip.

Poster kami juga akan dipasang di layar TV yang ada di kantin dan dicetak pada kertas informasi Studentenwerk yang disebar di setiap meja kantin. Kami bisa juga meminta radio kampus untuk mengumumkan acara itu. Lalu kami harus mengisi formulir yang disediakan oleh Studentenwerk mengenai detail acara  dan perlengkapan yang dibutuhkan. Studentenwerk bisa menyediakan sound system dan perlengkapannya, termasuk lampu sorot tambahan, panggung, gitar, dan proyektor.

Soal hak cipta musik dan bayar royalti ke GEMA

Selain masalah perijinan, ternyata ada hal lain yang bagi kami baru juga, yaitu hak cipta musik. Studentenwerk mengingatkan kami untuk mendaftarkan dan melaporkan semua musik dan lagu-lagu yang akan kami tampilkan dan putarkan selama acara pada GEMA.

GEMA adalah organisasi pengumpul hak cipta musik yang berbasis di Berlin dan München. Semua acara publik yang memainkan musik, meskipun kita menyanyikan suatu lagu dengan diiringi instrumen musik sendiri, harus dilaporkan pada GEMA, dan kami harus membayar sejumlah uang untuk hak cipta  berdasarkan luas tempat acara, jumlah penonton, dan harga tiket masuk. Juga memutar musik sebagai latar belakang harus kami laporkan. Untuk itu kami harus mengisi formulir berlembar-lembar dan dengan isian yang begitu rumit.

Dengan jumlah panitia yang tergolong sedikit dan dengan keterbatasan lain, kami agak kesulitan mengorganisir acara. Meskipun demikian, panitia cukup cekatan dan solid, sehingga akhirnya acara pertama kami di Universitas Passau bisa berjalan cukup lancar. Memang sempat ada kekhawatiran karena malam itu salju turun cukup lebat. Namun acara bisa berlangsung dengan baik.

Akhirnya acara ini menjadi langkah awal yang baik untuk mengangkat nama Indonesia di Universitas Passau, dan persiapan yang kami jalani telah menjadi pelajaran berharga bagi kami untuk mengadakan acara-acara berikutnya. Kami cukup bangga, karena selain merayakan natal, kami juga sekaligus bisa mengenalkan budaya Indonesia di Universitas Passau.

*Christophora Nisyma adalah mahasiswa jurusan Medien und Kommunikation di Universitas Passau.

**DWNesiaBlog menerima kiriman blog tentang pengalaman unik Anda ketika berada di Jerman atau Eropa. Atau untuk orang Jerman, pengalaman unik di Indonesia. Kirimkan tulisan Anda lewat mail ke: dwnesiablog@dw.com. Sertakan 1 foto profil dan dua atau lebih foto untuk ilustrasi. Foto-foto yang dikirim adalah foto buatan sendiri.